Наверно у каждого человека складывались такие обстоятельства, при которых нужно было срочно найти дома какой-то документ. Было и у вас наверно такое? И как вы справлялись с этим? Поиск занимал всего несколько минут? Или целый день и всей семьей:wacko: ? Если второе, то вам пора задуматься об организации хранения документов. Звучит сухо, «по-казенному». Но что поделать… Реалии таковы, что «без бумажки ты букашка». Система хранения документов дома – это просто.

Завести отдельные папки-регистраторы для отдельных групп документов.

Здоровье или Медицина

В папке-регистраторе в отдельных папках для файлов хранить документацию на каждого члена семьи.

Медицинские документы желательно все копировать, т.к. в поликлиниках часто теряют карточки. Еще очень важно делать копии документов после обследования, т.к. чернила со временем блекнут, и разобрать напечатанное бывает очень трудно, а порой невозможно. У нас такое было с результатами обследования зрения у сына. Распечатка после компьютерного обследования была просто нечитаемая.

Коммунальные платежи

В папках для файлов складывать документацию по видам оплаты. Например, «Водоканал», «Теплосеть», «Телефон» и т.д. Количество и названия папок у вас будет свое.

В папках для файлов в отдельных файлах будет находиться договор с организацией предоставляющей услуги, квитанции на оплату подключения услуги, пломбирования счетчиков, установки оборудования. Так же в отдельном файле квитанции об оплате за текущий год.

Обязательно уточните, сколько хранить квитанции. Обычно это срок 3 года, т.е. по истечении этого срока квитанции можно выкидывать. Но… Дело в том, что бывали случаи, когда старые квитанции помогали в решении спорных вопросов в суде. Так что решать вам, сколько хранить квитанции.

Банк

Здесь хранится вся информация по счетам в банках, по кредитным картам (можно чеки из банкоматов). Разделение возможно по различным банкам.

Работа

Для каждого работающего члена семьи отдельная папка для файлов, в которой хранятся договора, разные «бумажки» о зарплате, возможно резюме.

Авто или Транспорт (если имеются)

Если машин несколько, то ведется папка для каждой из них. Здесь необходимо хранить всю документацию и информацию, касающуюся машин.

Недвижимость

В этой папке хранятся все правоустанавливающие документы на квартиры, дома, гаражи, дачные домики и т.д. По отдельной папочке на единицу недвижимости.

Если коммунальные платежи приходят одной квитанцией, то можно не заводить отдельную папку «Коммунальные платежи», а добавить файл к этой папке.

Техника

В отдельном файле хранить инструкцию, квитанции, гарантийный талон.

Сверху файла можно наклеить малярный скотч (на нем легко писать и потом легко удалить за ненадобностью), на котором написать, когда истекает гарантия.

Личные документы

Для каждого члена семьи отдельная папка. В ней хранятся основные документы – свидетельство о рождении, паспорт, дипломы, различные свидетельства и т.д.

Возможно, добавить одну общую папку для общих документов – свидетельство о браке, разводе.

Папок у вас может быть сколько угодно, и названия вы можете придумать свои. Но главное принцип остается один. Группировать подобные документы в одну папку-регистратор, вести документацию по каждому человеку, предприятию, или услуге отдельно. Это позволит найти быстро нужный документ в любое время.

• Обязательно сделайте бумажные копии (ксерокопии) каждого документа. Хранить копии удобнее всего вместе с оригиналом. По мере расхода копий, обязательно пополняйте их.
• Отсканировать все важные документы и хранить их на компьютере, на диске и на флешке.
• Все важные документы дома (если нет специального сейфа) можно хранить в минисейфе. Один небольшой нюанс – в таких сейфах документы, деньги хранить нужно без пластиковых папок, без резинок. В случае пожара документы пластик от высоких температур расплавится быстрее, чем бумага.
• Компьютер очень может помочь в ведении домашней бухгалтерии и документооборота. Можно сделать себе напоминалки в органайзере. Например, снять показания счетчиков каждого 1 числа месяца. Занести в календарь дату окончания гарантийного срока для всех приборов и техники. После этой даты можно спокойно избавляться от упаковки, гарантийных талонов. А еще можно уменьшить объем инструкций, удалив инструкции на иностранном языке.
• Еще рекомендую завести отдельную коробочку, в которой будут храниться подписанные дубликаты ключей:good: .

На самом деле, приспособить под хранение цифровых копий документов можно множество сервисов и приложений. Обыкновенный Dropbox отчасти справится с этой задачей, но он универсальный, а потому не учитывает особенности создания и ведения домашнего архива документов. С другой стороны, есть специализированные приложения. Их слабость заключается в безудержном желании разработчиков обвешать своё детище максимумом функций, в результате чего простой и понятной поначалу инструмент превращается в перегруженное менюшками и кнопками непонятное нечто.

Приложение «Домашний архив» - это тот случай, когда специализированный инструмент ещё не успел обрасти лишней функциональностью (надеемся, что так всё и останется), а потому прост, понятен, удобен и очень шустр.

После установки пользователю предлагается выбрать способ хранения будущего архива: локально на устройстве либо в Google Drive. Второй вариант удобен тем, что обеспечивает доступ к документам с любого другого мобильного устройства, авторизованного под тем же аккаунтом Google. Очевидно, что данные архива не должны быть доступны посторонним, а потому приложение обязывает защитить персональную информацию паролем, который необходимо вводить при входе, а также поддерживает шифрование AES-128.

Если у смартфона совсем плохо с быстродействием, то шифрование можно отключить в настройках. О безопасности пользовательских данных разработчик пишет следующее:

Приложение «Домашний архив» ни в каком виде не собирает, не использует, не хранит и не пересылает информацию и документы пользователей в интересах разработчиков или иных (третьих) лиц. Все базы данных приложения хранятся исключительно на устройстве пользователя или в его персональном облачном пространстве на Google Drive. Ни разработчики приложения, ни аффилированные с ними лица не имеют доступа к персональной базе данных пользователя.

Как говорилось в начале, «Домашний архив» привлекает простым, интуитивно понятным интерфейсом. Здесь ничего лишнего. Архив представлен в виде каталога с изменяемой структурой и выпадающими списками документов для каждой категории.

Вряд ли обычный человек с ходу вспомнит, например, полный набор бумажек, относящихся к квартире или автомобилю. Предустановленные списки не дадут забыть нужные документы.

Добавление документа происходит с камеры смартфона либо из галереи мобильного устройства, если фотография была сделана заранее.

Встроенный графический редактор позволяет обрезать снимок с помощью масштабируемой рамки с фиксированными пропорциями.

Пропорции точно подогнаны под конкретные типы документов. Это избавляет пользователя от необходимости вручную обрабатывать фото и делает итоговые изображения аккуратнее и удобнее для чтения.

Встроенная функция шаринга позволяет в один тап передать нужные документы нужному человеку через любое доступное для этого приложение.

Обратите внимание, что после установки приложение создаёт сразу два ярлыка. Один из них переводит пользователя непосредственно в архив, а второй запускает экспресс-сканирование документа.

Сфотографированные в экспресс-режиме документы попадут в отдельную категорию «Неразобранное», рассортировать их можно позже, в удобное время и без спешки.

На данный момент приложение доступно только для Android, а версии для iOS и Windows Phone обещают появиться до конца 2016 года.

Надеемся, что в погоне за функциональностью разработчик не превратит этот лёгкий, минималистичный инструмент в громоздкого монстра, а пока «Домашний архив» можно рекомендовать как удобное и понятное приложение для создания и хранения цифровых копий документов.

Семейный архив – очень важная и интересная вещь. Многие люди занимаются созданием генеалогического древа, некоторые коллекционируют старинные фотографии своих родственников и не только, другие отдают предпочтение письмам, дневникам и другой бумажной документации. Вот на ней мы и остановимся в данной статье.

До появления интернета, люди общались лично или через письма и открытки, а свои мысли разделяли не с подписчиками в социальных сетях, а с близкими друзьями и личными дневниками. Скорее всего, в каждой семье есть такие артефакты: переписка бабушки с дедушкой, поздравительная телеграмма на рождение ребенка, дневники близких родственников. Все это, как бы странно не звучало, документы, хранящие исторические факты. Согласитесь, интересно же читать письма великих людей, живших 100, а то и 200 лет назад. Так давайте и мы попробуем сохранить нашу память для будущих поколений.

Что подойдет для создания семейного архива

К бумажным документам, входящих в семейный архив, можно отнести:

• старые свидетельства о рождении, о заключении брака, трудовые книжки, грамоты и так далее,
• письма, открытки, телеграммы,
• личные дневники,
• газетные и журнальные вырезки.

С хранением и систематизацией семейных архивных документов у вас не должно быть сложностей. К ним применимы все те же принципы, что и к личным документам. Если же у вас возникают затруднения, то вы можете почитать наши советы и привести в порядок всю документацию.

В этой же статье мы рассмотрим такие вопросы, как систематизация и хранение личных писем и дневников.

Систематизируем историю семьи в письмах

Первое, с чего хочется начать, это письма и телеграммы. Как правило, в большинстве семей они лежат стопочками в какой-нибудь коробке на антресолях. На самом деле, это не очень верно. Ведь архив не терпит беспорядка.

Как же разобраться в большом количестве старых писем? Во-первых, пересмотреть все конверты и выяснить, в каждом ли из них есть письмо. А может в одном конверте лежит сразу два письма? Тогда надо определить, какое из них «не родное». Во-вторых, постараться систематизировать все по датам. Это непросто, но серьезным подспорьем в этом деле станут почтовые штемпели. В-третьих, проследите «сюжетную линию» сообщений. Возможно, у вас получится составить целые серии переписки между двумя людьми.

После того, как вы разложили по стопочкам все это богатство, следует заняться созданием копий. Если не каждое письмо или телеграмма имеют большую ценность, то выберите наиболее важные и отсканируйте их.

Затем можно приступать непосредственно к созданию архива. Для того, чтобы оригиналы писем дольше сохранились, вам понадобятся конверты и папки из бескислотной бумаги. Пластиковые файлы или конверты не подойдут, так как бумаге нужно дышать, а делать это в пленке просто невозможно. Каждый такой конверт с письмом или серией писем следует подписать: дата, город, адресат и адресант (отправитель).

Еще небольшой совет: перед тем, как сложить все конверты с письмами в коробку, сделайте тематические разделители. Это могут быть маркеры с датами или городами, фамилиями авторов писем или с темами (поздравления, рассказы о жизни, личная переписка). Благодаря таким разделителям в дальнейшем вам будет проще найти нужное письмо.

Личное и дорогое - разбираем дневники

Более системного подхода требует разбор такой части семейного архива, как личные дневники, песенники, анкеты, альбомы со стихами. Ведь чаще всего, это целые произведения искусства, которые хочется сохранить на долгую память не только для себя, но и для своих детей.

Итак, приступаем. Если у вас несколько авторов дневников или альбомов, то сначала разложите их по владельцам. Следующий этап – это проверка состояния тетрадей. Как правило, наиболее подвержены времени уголки листов: они загибаются, обтрепываются, отрываются. В этом случае вам на помощь придет тонкая конденсаторная бумага. Намажьте полоску такой бумаги мучным клеем и закрепите с ее помощью надорванную страницу.

Вполне вероятно, что у некоторых старых альбомов будут проржавевшие скрепки. Их лучше удалить и заменить на новые. Если нет возможности поменять скрепки, аккуратно соберите листы, сделайте отверстия дыроколом и свяжите атласной лентой. Старайтесь делать отверстия максимально ближе к краю листа, чтобы не испортить исписанные страницы. Не советуем отдавать такие документы в переплет: пластиковые пружинки или скрепки имеют достаточно грубые края, которые могут с легкостью порвать уже неновые листы бумаги.

Теперь, как и в случае с письмами, приступаем к созданию копий. Оцифровка многостраничных документов достаточно сложный процесс. Тут важно не только оцифровать все имеющиеся страницы, но и объединить их в один документ, при этом важно сохранить правильный порядок. Это необходимо для того, чтобы в последствии обеспечить возможность последовательного просмотра всех страниц. Лучше всего для этого подойдет формат pdf.

Наконец, все тетради отреставрированы, отсканированы, можно приступать к архивированию. Если в альбоме есть страницы с фотографиями, то будет очень хорошо, если вы проложите их листами бескислотной бумаги. Затем, каждый документ помещаем в отдельный специализированный плотный конверт и подписываем. Все, основная работа по созданию архива из личных дневников, песенников, анкет и альбомов со стихами проделана.

В этой части статьи мы еще раз хотим обратить ваше внимание на бумагу, из которой изготавливают конверты для хранения архивной документации. Такую бумагу называют бескислотной. Ее главное достоинство в том, что в ней содержится щелочной резерв, позволяющий нейтрализовать кислотность, возникающую при хранении.

А теперь пять главных правил хранения:

1. Бумажные документы лучше всего хранить при температуре 10-20 0 C и относительной влажности 40-50%. Не лишней будет хорошая циркуляция свежего воздуха.
2. Ни в коем случае нельзя хранить архивы на балконе, чердаке или в подвале. Повышенная влажность или излишнее тепло могут ускорить химические процессы, которые сделают бумагу более хрупкой, а чернила – менее яркими. Поэтому, лучше всего хранить архивы в центральной части дома или квартиры.
3. Теперь несколько слов про свет. Не секрет, что именно свет содержит высокий процент ультрафиолета, который разрушительно действует на бумагу. Поэтому ценные документы хранить на свету строго запрещено. Но если вы хотите часто перечитывать письмо или повесить на стену лист из альбома со стихами любимой бабушки, сделайте с них качественную копию, и именно ее разместите на видном месте.
4. Все семейные архивы лучше всего хранить в жестких папках, коробках или ящиках. Такие корпусы обеспечат физическую защиту ценным бумагам, а также предохранят их от пыли и прямого света. Главное, чтобы коробки не были герметичными, так как бумагам необходим приток воздуха.
5. Обязательно каталогизируйте все документы и ставьте соответствующие пометки на коробки для хранения. Например, можно составить список писем или дневников, хранящихся в конкретном боксе, распечатать его и наклеить на крышку. Таким образом, вы сможете сократить время на поиски нужного документа и сбережете от излишних стрессов другие бумаги.

И, наконец, последний момент. Вы спросите, а что можно сделать с электронными копиями? Во-первых, это важный резерв, который может понадобиться при утрате оригинала. Во-вторых, копию можно распечатать и повесить на стену, показать друзьям, взять с собой в архив для поиска дополнительной информации. В-третьих, вы можете создать личный виртуальный архив в одном из облачных хранилищ и открыть доступ к нему своим близким родственникам. Поверьте, они вам будут очень благодарны!

Чем больше разрастается цифровой архив, тем яснее (для меня) становится, что в одном аспекте принципиальной разницы между пленочной и цифровой фотографией нет. Как раньше из всей съемки (пленка или несколько пленок) печаталось несколько лучших снимков, а прочие ЗАБЫВАЛИСЬ НАВСЕГДА, так и сейчас только из «запланированных» или уж очень хороших снимков остается что-то, имеющее шанс хоть раз быть увиденным кем-то. Одна из причин такого положения вещей - стрельба очередями при ограничении по времени - продуктивнее одиночной, а мусор удалять жалко. Другая - фотосъемка сама по себе занятие увлекательное. (Можно снимать, намеренно не зарядив пленку или не установив карту памяти. И тогда фотографа не будет мучить груз необработанных съемок.)

Если уж съемка ведется ради результата, то следует так организовать рабочий процесс, чтобы этот результат получался. Причем получался без неразумных трудозатрат и отрицательных эмоций. Фотографу, выполняющему чье-то задание, проще. Он обязан сдать качественные снимки. О их судьбе позаботится заказчик. И за организацию рабочего процесса фотограф ответственности не несет.

Как быть, если фотограф снимает для себя? Наверное, прежде всего честно решить, снимать на результат или «не заряжая пленку». Если на результат - что им считать? Для одних это будет серия отпечатков, для других - слайд-фильм, для третьих - привязанный к глобусу фотоотчет о путешествии и т. д. Кроме конечного результата, есть еще промежуточный. Это организованный фотоархив. То, куда фотограф съемку складывает и откуда при необходимости извлекает нужный ему файл или кадр на пленке. Как архив вести? После нескольких тысяч снимков, очень вероятно, фотограф начнет искать ответ на этот вопрос.

Рутина первичной обработки снимков для архива не так занимательна, как сама съемка. И удовлетворение она приносит не в процессе работы, а после. Когда без труда находишь требуемый снимок или можешь приступать к решению конкретной задачи, не тратя времени (и нервов) на поиски необходимого в кучах мусора.

Как работать со снимками, как их отбирать, сортировать, где и как хранить - ответы на эти вопросы - составляющие технологии фотоархивирования. Опишу свою версию этой технологии.

Предварительно замечу, что я испытал специализированные программы, которые, в том числе, предназначены для организации фотоархива. Это Adobe Lightroom , Canon Digital Photo Professional , Apple Aperture . Но их эффективность, в части организации архива и поиска данных, ограничивается не очень высокой производительностью моего компьютера. Все здорово, но у меня быстрее получается найти нужный файл/диск по записям «в блокноте», чем по метаданным. Да и с метаданными не так все просто - RAW файлы пока совместимы с ключевыми словами и прочими удобными для поиска тегами, мягко говоря, не в полной мере. Поэтому мой способ ведения архива архаичный - без электронных баз данных и метаданных. И, мне кажется, пока в этом его преимущества.

Я формирую архив в несколько этапов:
1) отбор из серии снимков тех, которые представляют интерес и удаление прочих;
2) формирование первичной подборки достойных хранения снимков, запись подборки на устройство постоянного хранения (DVD, жесткий диск) - в архив, ведение реестра съемок;
3) отбор снимков в оперативный архив для конкретных проектов (для печати, для слайд-фильмов, для заказчиков и т. п.) и отбор самых лучших снимков в тематические подборки.Первый этап. Отбор снимков.

Я отбираю снимки, которые стоит сохранить, сначала в камере, а затем на компьютере. Не смотря на сравнительно маленький дисплей камеры (что компенсировать подключением ее к телевизору), первичный отбор начинать стоит именно с ее помощью. В процессе съемки, если есть свободное время, я стараюсь просматривать снятое, удалять явный брак, защищаю от стирания то, что явно удалось. Это не только экономит время на последующую обработку, но и позволяет решить, что из задуманного еще не снято.

После съемки я еще раз отсматриваю снятое на камере (часто делаю это в дороге), защищаю от удаления (эта функция есть у большинства камер) все стоящие и затем удаляю прочее.

Далее снимки с карты памяти копируются всей папкой на компьютер в специальную общую папку, которую можно назвать, к примеру, «Первичный отбор». Снимки еще раз отсматриваются и еще раз удаляется брак и лишнее.

Для просмотра снимков на компьютере я предпочитаю прочим программам (обзор старой версии программы на сайте). Она стабильно и быстро работает даже на нетбуке и поддерживает RAW файлы большинства камер (в «профессиональных» пакетах работы с графикой поддержка RAW новых камер, бывает, отстает по времени от FastStone Image Viewer ). С ней у меня пока не случалось сбоев, приводящих к исчезновению файлов (что иногда случается с другими и, даже, профессиональными программами). Второй этап. Формирование подборки снимков для записи.

Чтобы облегчить поиск снимков в будущем, отобранные для архивирования фотографии, я переименовываю. Это своеобразная замена метаданных. Ее явный минус - краткость описания, а плюс - очевидность (имя файла отображает любой «проводник»). Обычно, у файлов одной сессии есть общая тема. На первом этапе переименования всем файлам к их исходному имени добавляется название этой темы. На следующем, если это необходимо, отдельным группам файлов к имени добавляется еще более подробное описание.

На первых порах работы над архивом я придерживался правил, которые, как мне казалось, повысят надежность читаемости имен файлов. Описания записывались латиницей и ставились они после заданного камерой имени/номера файла (к примеру, «IMG_1234.RAW» становился «IMG_1234_NAME.RAW»). Сейчас, когда с кириллическими именами файлов и длинными именами проблем, кажется, нет, эти правила не так уж и актуальны. Но я, по привычке, им следую.

Для переименования большой группы снимков я использую программу . Диалог переименования у нее наглядный и эффективный:

Если требуется задать более детальные имена отдельным файлам, я это делаю в FastStone Image Viewer . Чтобы переименовать несколько файлов, их нужно выбрать в режиме просмотра миниатюр и вызвать команду «переименовать выбранное»:

Особенно детально задавать имена файлов не имеет смысла. Фактически, свои, актуальные для себя файлы фотограф держит в голове (или вспоминает в общих чертах при работе над конкретной задачей) и описание лишь помогает ему в их поиске. Развернутые описания, использование метаданных - все это актуально для больших архивов снимков, чтобы реализовать поиск не конкретного снимка, а любого, удовлетворяющего конкретным требованиям (как это делается, к примеру, в фотобанках).

После отбора снимков для архива и их переименования, папка с подборкой (в названии которой - «ПАПКА_ОПИСАНИЕ_ДАТА» должна быть отражена тематика снимков, и возможно, дата) перемещается в архив. Это может быть отдельный жесткий диск или DVD диски. Я предпочел второй вариант.

Для эффективного использования DVD, до записи нужно сформировать подборку папок с общим объемом, примерно, 4 ГБ. Такие подборки лучше создавать в отдельной папке. Ее можно назвать, к примеру, «Для записи». Таким образом, для процесса архивирования у меня обязательное создаются две (кроме прочих) папки: «Первичный отбор» и «Для записи». После первичного отбора и переименования данных, папка со съемкой переносится в папку «Для записи».

При хранении данных на DVD, как и при хранении на отдельном жестком диске, искать нужную папку со съемкой проще, если вести реестр данных. Я использую для этого табличный файл, в котором каждому формируемому для записи DVD соответствует строчка записи об этом диске с номером и содержанием. Этот табличный файл записывается на диск вместе с фотографиями. Таким образом, каждый DVD диск архива содержит описание всех созданных до него дисков и его самого.

В целях большей надежности хранения данных, я записываю две копии DVD и на каждом диске делаю надпись - номер, соответствующий номеру в реестре, а так же наношу на диск краткое описание съемок. Когда диски записаны, я проверяю их читаемость. Обычно, обработка данных занимает не так уж и много времени, условно говоря, часы. Закончив со вторым этапом, я спокойно удаляю данные с карты памяти, на которую осуществлялась последняя съемка. А после этого перехожу к третьему этапу. Третий этап. Оперативный архив. Тематические и целевые подборки.

После записи данных на DVD в папке «Для записи» еще остаются данные. Теперь их можно «разбросать» по тематическим папкам со снимками и целевым папкам оперативного архива. Тематические папки со снимками это подборки лучших снимков тех тем, на которые вы снимаете. Это подборки по темам для которых еще не ясно, как их можно использовать. Главная их особенность - высокое качество. Целевые папки - папки для конкретных текущих задач: печать, подготовка слайд-фильмов, для фотобанков, для конкретных заказов. «Разбрасывание» снимков производится копированием в тематические и целевые папки с помощью все той же программы FastStone Image Viewer .

Структура моего фотоархива. Для целей более эффективной самоорганизации, я пронумеровал папки архива по порядку выполнения работ. В «0» папку переносятся данные с карт памяти. После просмотра и переименовывания папка со снимками переносится в папку «_DVD_For_Recrod» - для формирования подборки для DVD объемом, примерно, в 4 ГБ. После записи DVD лучшие файлы переносятся в тематические подпапки папки «1» (некоторые из них показаны в правом окне проводника), а так же целевые папки «2» и «3».

Закончив сортировку, папку съемки из раздела «Для записи» можно удалять. На этом процесс архивирования снимков завершается.

Отмечу, что именно в оперативном архиве находятся файлы, с которыми и приходится работать. Это довольно компактный архив объемом в сотню гигабайт, в отличие от постоянного архива, в котором сотня DVD. Так как он ценен и, пока, сравнительно компактен, я храню его синхронную копию на отдельном внешнем жестком диске.

Здравствуйте, мои дорогие читатели и гости блога! Сегодня мне хотелось бы рассказать вам, как навести порядок в домашних документах и организовать удобное их хранение. Бывает так, что срочно понадобиться справка, придешь домой и не знаешь куда сунуться, чтобы найти свидетельство или другой документ в горе бумаг. И чтобы таких случаев с вами никогда не случалось, давайте разберем пошаговый план, который в конечном итоге обеспечит вам порядок в домашнем архиве.

Все домашние документы всегда должны быть в порядке даже не из-за того, чтобы вы могли в любой момент найти нужную вам бумагу, в первую очередь это безопасность. Ценные бумаги должны храниться вдали от посторонних глаз, а их порча или утеря обещают вам беготню по государственным учреждениям и инстанциям. Восстановление может занимать длительное и неопределённое время, а вот нервов вы потратите больше чем денег на штрафы.

Еще бывают очень опасные случаи, например, пожары, наводнения и другие ЧП, когда срочно необходимо покинуть дом. В таких ситуациях обычно люди в первую очередь из всего имущества хватают документы и деньги. Ну а если они будут валиться неизвестно где, то и можно вообще оставаться без них. Поэтому давайте раздеремся в этом вопросе подробнее.

Хранение документов в доме

В первую очередь вам необходимо оценить ситуацию – в какой степени запущенности у вас домашний офис. Бывают хозяйки, которые складируют буквально каждую бумажку, чеки на продукты и справки. Но у каждого документа есть свой срок давности – от 2 – х недели и до бесконечности.

Когда я попыталась разобраться в данном вопросе, то столкнулась с противоречивой информацией, касающейся выписок, справок, деклараций. Поэтому не потрудитесь и уточняйте срок хранения документов у тех, кто непосредственно их выдает.

Но конечно, документы на квартиру, удостоверения, ИНН, паспорта должны быть в сохранности постоянно. Кстати, иногда на справках и бумагах пишется срок, в течение которого они будут иметь правовую или юридическую силу.

Что касается чеков на приобретаемую бытовую технику, тут все проще. Они будут действовать только в период гарантийного обслуживания. Но специалисты в этой области все же рекомендую беречь их все время, до тех пор, пока вы не выкинете ее. Это касается в первую очередь крупной техники, например, дорогих телевизоров, холодильников, станков и так далее.

Квитанции об оплате я лично по совету юриста храню 3 года, хотя мне кажется и этого многовато. Но куда деваться, в жизни всякое бывает. В общем, что хочу сказать. Позаботьтесь о целостности и безопасности ваших документов и подойдите к этому с умом.

Как навести порядок в документах?

Шаг 1. Соберите все бумаги в кучку. Оцените сложность всей ситуации. Лично у меня все домашние документы занимают среднего размера коробку. Ничего лишнего нет.

• документы на квартиру
• медицинские док-ты
• налоговые
• кредитные
• квитанции об оплате
• чеки и гарантийные талоны и так далее

Можно распределить их относительно принадлежности к членам семьи (документы мамы, папы, детей и так далее). Общие также сориентировать, как в предыдущем примере.

Главное, чтобы вам было удобно и в любой момент могли найти ту бумагу, которая понадобиться. Сортировку следует совместить с и выкидывание того, что уже не нужно. Что-что, а вот рекламные листовки, брошюры стоит немедленно отправить в мусорное ведро.

Если у вас на этот счет есть сомнения, отложите в сторонку бумаги. При первой возможности узнайте их срок хранения. Что касается визиток, то они могут быть помещены в специальный органайзер или небольшую коробочку.

Шаг 3. Выбор способа хранения. Как правило, чаще всего для хранения документов в доме используют папки с файлами. Они могут вставляться отдельно или уже быть едиными с обложкой. Такой способ организации бумаг очень удобен. Вы можете купить несколько подобных папок и каждую из них присудить одной из категорий (налоговые, медицинские документы и так далее).

Не хуже справиться с данной задачей способны папки-портфели. В них удобно не только хранить документы, но и брать с собой.

Как правило, на таких органайзерах есть небольшое место, где существует возможность сделать подпись. Тогда вы точно не перепутаете ее с другими категориями. А еще лучше каждому типу бумаг присвоить свой цвет. Например, документы на дом находиться в красной папке, медицинские справки, карты и так далее в зеленой, налоговые бумаги – в голубой.

Еще один способ организовать хранение документов в доме – картотеки с перегородками. Бумаги в этом случае в основном могут находиться в файлах или тонких папках – скоросшивателях. При этом сортировщиком выступают специальные пластины с выступами, где можно подписывать типы документов. Такие приспособления стоят недешево. Но их можно и сделать своими руками. Например, в качестве разделителей взять плотный цветной картон и вырезать выступ. Таким образом, вы не только организуете хранение своих домашних бумаг, но и сэкономите деньги.

Ну и последний вариант, который мне хочется вам предложить – это коробки. В принципе можно те же папки и файлы складывать в них, то есть совместить несколько способов хранения. Но я сейчас говорю немного о другом. К примеру, письма, квитанции об оплате имеют не совсем стандартный формат, когда не особо они вписываются в размер папки, особенно при их большом количестве. Тогда на помощь придут простые небольшие коробочки. В них очень удобно складывать небольшие документы.

Шаг 4. Пришло время подумать о месте для ваших ценных бумаг. В первую очередь оно должно быть недоступным для чужих людей и гостей. То есть скрытое от посторонних глаз. Это может быть антресоль, верхняя полка над рабочим столом, сейф или выдвижной ящик, желательно закрывающийся на ключ. Для тех, у кого есть дети, стоит также задуматься, не смогут ли малыши добраться до ценных бумаг. Ведь они – любопытный народ, и везде могут применить свои ручонки.

Не стоит также выбирать солнечные места, хоть и недоступные детям. От влаги и солнца бумаги могут выцвести и испортится.

И еще один нюанс, о котором я забыла упомянуть. Заведите папку, где будут храниться все ксерокопии самых важных документов, например, паспорта, страхового полиса, пенсионного удостоверения, документов на квартиру и так далее. Если вам срочно понадобятся копии, а под рукой не окажется ксерокса, времени будет в обрез, то вас спасет эта хитрость.

Ну и последнее, не тяните с той кучкой бумаг, которая вызвала у вас сомнения относительно срока хранения. Как только вы разберетесь с эти делом, тут же разложите их по местам. Ведь теперь у вас хранение документов дома организованно на высшем уровне!

А как вы скрадываете бумаги? Делитесь своими секретами! Оставляйте комментарии! До новых встреч!