Ни для кого не секрет: чтобы что-то продать, нужно сначала что-то купить. Так и каждая торговая организация, для того чтобы продать товар, производит его закупку у поставщиков. Предлагаем инструкцию, в которой рассмотрим поэтапно, как оформить заказ поставщику в программе 1С: Управление торговлей 11.3. Оформление происходит в журнале «Заказы поставщикам», который находится в разделе меню «Закупки». Заходим и сделаем небольшой обзор. Возле названия, в верхней части, имеется значок в виде звездочки, нажатием на него можно занести данный журнал в группу «Избранное» для быстрого доступа. Звездочка располагается в меню программы, в левой верхней части экрана. Обратите внимание, что панель «Меню» находится сверху, а все открытые вкладки снизу. В журнале, для удобства, имеются несколько видов сортировок документов: по текущему состоянию, по сроку выполнения, по приоритету и по менеджеру. Есть поиск, который представлен клавишей «Найти». Необходимый документ можно найти по номеру, сумме, поставщику и т.д. Также, через соответствующие кнопки, можно создать на основании другой документ, сформировать отчет и вывести на печать. С интерфейсом ознакомились, перейдем к формированию заказа поставщику. Нажимаем кнопку «Создать» и выбираем «Новый»:

В открывшейся форме заполняем поля:

Поставщик – выбираем из справочника контрагентов;

Соглашение – это договор с поставщиком;

Операция – закупка товара;

Склад – указываем склад поставщика, с которого поступит товар;

Комментарий – можно прописать какую-либо нужную информацию.

При необходимости можно выбрать другое соглашение или внести изменения. Нужно нажать на три точки в конце поля. Откроется окно с выбором договора из списка. Отметим, что у контрагента может быть одно соглашение или несколько, в зависимости от условий. Если необходимо создать еще одно соглашение с другими условиями, то нажимаете на клавишу «Создать». Для изменения уже существующего нужно выбрать строку и через нажатие правой кнопки мыши выбрать функцию «Изменить»:

Посмотрим заполнение соглашения. Состоит из трех вкладок. Первая «Основное», здесь отображается основная информация по договору:

Номер указывается на основании печатной формы договора (если имеется), по порядку или по каким-то обозначениям, чтобы было легко найти и определить;

Наименование, здесь можно прописать название договора, например, «Основной договор» или точное обозначение его, например, «Закупка техники Samsung » или «Закупка канцтоваров»;

Поставщик – название контрагента;

Статус – действует или нет;

Период действия, здесь указывается дата начала действия договора и дата окончания, при этом последнее можно не указывать. Если только это предусмотрено;

Операция – соответственно закупка у поставщика;

Комментарий – можно прописать дополнительную информацию;

Менеджер – будет отображаться фамилия лица, ответственного за закупки.

Следующая вкладка «Условия закупок». Здесь указываются условия оплаты, режим налогообложения, ценообразование:

После того, как все пункты заполнены и проверены, нажимаем «Записать и закрыть». В окошке «Соглашения с поставщиками об условиях закупок» выделяем нужный договор и жмем «Выбрать». Возвращаемся к заказу поставщику и переходим на вкладку «Товары». Заполнение табличной части можно произвести через клавишу «Добавить», путем подбора каждого товара из номенклатуры. Или через функцию «Заполнить», здесь выбираем «Подобрать товары»:

Открывается окно подбора товаров. Здесь имеется функция выбора товара через строку поиска по названию или артикулу, и «По точному соответствию». В этом случае поиск будет проходить по всему справочнику. Можно выбрать необходимые товары из группы, для этого в правом окошке выделяем группу, и в основной части будет отображаться список номенклатурных единиц, которые в ней находятся. Выбор товара производится двойным нажатием на наименование. В открывшемся окне вводится количество товара, которое требуется заказать и цена за одну товарную единицу, которую предлагает поставщик. Указанная стоимость впоследствии будет соответствовать виду цен, проставленному в соглашении с данным поставщиком. Нажимаем «ОК» и товар помещается в нижнее поле.

После того, как нужный товар выбран, нажимаем «Перенести в документ». Происходит заполнение табличной части документа «Заказ поставщику»:

Проверяем заполнение. Можно указать скидку через клавишу «Цены и скидки» и дату поступления, непосредственно по каждому товару. Внизу расположено поле «Желаемая дата поступления», его также можно заполнить. Если поставить галочку возле «Поступления одной датой», отгрузка будет произведена датой, указанной как желаемая.

Обратите внимание, что указанные пункты заполняются при условии, что все обговорено и согласовано с поставщиком.

Во вкладке «Дополнительно» заполняются поля:

Менеджер – ответственный за закупки;

Контактное лицо – данные менеджера со стороны поставщика, с которым можно будет обговорить и согласовать всю необходимую информацию по поставке;

Адрес доставки – указывается, по какому адресу поставщик доставит заказ;

Валюта – в какой валюте будут отображены цены;

Цена включает НДС - при необходимости ставим галочку;

Налогообложение – из справочника выбираем нужный вид;

Регистрировать цены поставщика автоматически – если отметить галочкой этот пункт, цены поставщика из данного заказа автоматически будут проставляться в документы, что очень удобно;

Номер заказа по данным поставщика – указывается, под каким номером и от какого числа зарегистрирован данный заказ в базе поставщика;

Информация для печати – здесь указывается необходимые или важные дополнения, которые отобразятся при печати документа.

Заказ поставщику заполнен. Нажимаем «Провести и закрыть». Документ появился в журнале. Далее, сформированный заказ необходимо оплатить, предположим, наличными из кассы. Нажимаем кнопку «Создать на основании» и выбираем «Расходный кассовый ордер».

Здесь ничего менять не нужно. Проверяем и проводим.

Товар заказан и оплачен, на основании этого произошла смена текущего состояния заказа. В графе «Текущее состояние» отображается статус «Ожидается поступление». А в графе «Срок выполнения» - ориентировочная дата поставки.

Оприходование товара осуществляется через копку «Создать на основании». Из списка выбираем пункт «Поступление товаров и услуг»:

Автоматически создается и открывается документ поступления. Во вкладке «Основное» отображена информация, по какому заказу поступление (по данным созданного ранее заказа), поставщик, договор по нему и состояние оплаты.

Вкладка «Товары» содержит список номенклатурных единиц, количество, цену и т.д. Нередко возникают ситуации, что поставщик отгружает неправильное количество товаров. Внести изменения можно вручную, прямо в документе кликнув два раза в соответствующем поле. Если какой-то товар вообще не привезли, то в графе количество можно поставить «0» или удалить всю строку клавишей «Delete ».

Весь товар приходит с сопровождающими документами: товарной накладной и счетом-фактурой. Номер накладной обязательно прописывается во вкладке «Дополнительно», поле «Номер входящего документа». Проверяем и проводим.

Переходим в журнал «Документы поступления». Находим созданный документ и переходим по ссылке в нижнем левом углу «Зарегистрировать счет-фактуру». Необходимо прописать только номер и дату полученного счета-фактуры. Проводим.

Если после проведения счета-фактуры вернуться оформленному ранее заказу, то можно увидеть, что статус изменился на «Закрыт». Это означает, что данный заказ полностью выполнен.

В программе 1С Управление торговлей версия 11.2 Заказ поставщику является элементом планирования системы закупок. Возможность использования заказов поставщику включается в разделе «Нормативно-справочная информация и администрирование» . В «Настройке разделов» - «Закупки» в группе «Заказы поставщикам» есть соответствующий флаг, отвечающий за использование данного механизма.

Там же есть несколько дополнительных флагов, относящихся к «заказам поставщикам». Например, запрет на закрытие частично поступивших заказов и запрет на закрытие частично оплаченных заказов. Если эти флаги установлены, соответственно, не получится заказ перевести в состояние «Закрыт», если по нему отсутствует полное поступление либо полная оплата.

Сами же заказы поставщикам находятся в разделе «Закупки» . В группе «Закупки» есть одноименная команда «Заказы поставщикам» .

В текущем окне, в верхней его части, есть несколько быстрых отборов. Например, заказы можно отобрать по их состоянию , по сроку выполнения , по приоритету , либо по ответственному менеджеру .

Создание заказа поставщику в программе 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2

Попробуем создать первый заказ.

По кнопке «Создать» нам доступны две команды: создать новый и по потребностям .

По потребностям - это отдельный механизм, который будет рассмотрен в отдельном видеообзоре, позволяющий сформировать «заказ поставщику» по сформированным в системе потребностям дефицита товаров.

Мы же, вручную, сейчас создадим новый заказ. Статус у него будет «согласован». При необходимости статус можно изменять. Например, статус «не согласован» может использоваться в момент подготовки «заказа поставщику», пока он еще не согласован в рамках нашей компании. Статус «подтвержден» соответствует заказу, по которому поставщик подтвердил готовность к отгрузке. Статус «к поступлению» соответствует заказу, по которому поставщик уже произвел отгрузку и мы ждем поступления товарно-материальных ценностей на склад. И состояние «закрыт» соответствует полностью исполненному закрытому заказу.

Также для дополнительной детализации заказов может использоваться приоритет - «низкий», «средний» либо «высокий».

На вкладке «Основные» указывается дата документа (обычно это текущая дата). Номер система 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 присвоит автоматически.

Необходимо выбрать нашего поставщика . Как только мы выбрали поставщика, конфигурация 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 автоматически заполнила контрагента нашего поставщика и соглашение с ним, если оно было указано.

Проверяем, что операция у нас «закупка товара». Если мы осуществляем прием товара на комиссию, необходимо выбрать соответствующий пункт.

Организация наша - от имени которой будет вестись закупка товара.

Склад , на который планируется поступление.

На вкладке «Товары» мы можем добавить товары вручную, заполнить их по сканеру штрихкода . Также есть две кнопки - копирование и вставка табличных частей из других документов. Возможно воспользоваться подбором товара, загрузить его из внешнего файла либо обработать строки другим образом.

Также из команды «цены и скидки» на данную позицию можно скорректировать цены, назначить либо отменить скидки.

Добавим первую позицию. Укажем количество и цену. Если поставщик предоставил нам скидку, в соответствующем поле можно отразить данную информацию.

Также, если продвинуться дальше вправо в данной табличной части, то можно увидеть информацию о подразделении получателя, о необходимости списания на расходы и аналитики расходов. Данная опция используется при приобретении услуг и отнесении соответствующих сумм сразу на расходы.

Добавим еще одну позицию. Пусть это будет холодильник Siemens. Закупать мы его будем в количестве 3-х штук. Программа 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 также воспользовалась уже установленными ценами на данные позиции и автоматически подставила их в документ.

Добавим еще один холодильник. Его мы будем закупать также в количестве 3-х штук. Конфигурация 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 опять же заполнила цены по данному холодильнику.

Необходимо обязательно указать желаемую дату поступления товара -у меня это будет конец данной недели. И флаг «Поступление одной датой». Он говорит о том, что мы планируем все данные позиции к поступлению одним числом. Если же они планируются к поступлению разными датами, данный флаг необходимо снять, и тогда в табличной части заказа поставщику, напротив каждой позиции закупаемой номенклатуры необходимо будет указать предполагаемую дату поступления. На основании этой информации система 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 будет планировать движение товаров, строить график поступления товаров на склад.

На вкладке «Дополнительно» указывается ответственный менеджер ; подразделение , в котором работает ответственный менеджер. При необходимости можно указать контактное лицо нашего поставщика, с которым мы общались в части данного заказа; дату согласования внутри нашей организации.

Убедимся, что у нас выбрана валюта «рубли», установлен флаг «цена включает НДС ». Режим налогообложения - «закупка облагается НДС ». На основании нашего соглашения, автоматически установлен флаг «регистрировать цены поставщика автоматически ». Здесь же, в документе, можно указать номер заказа и дату по данным поставщика для дополнительной аналитики, если придется с нашим поставщиком дополнительно общаться по данному заказу, чтобы легче было его найти, и мы сразу могли поставщику сказать, под каким номера, от какого числа он зарегистрирован в системе поставщика.

Информация для печати : вспомогательная информация - вспомогательное поле, в котором можно указать любую дополнительную информацию.

Попробуем такой заказ записать и провести.

При проведении заказа программа 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 автоматически заполнила нам поле «Оплата » на основании данных из нашего соглашения. Перейдя по соответствующей ссылке, можно убедиться, что у нас указана информация по авансу, предоплате и кредиту. При необходимости данную информацию можно отредактировать, она не контролируется системой на соответствие данному соглашению.

Таким образом, в программе 1С Управление торговлей версия 11.2 осуществляется формирование заказов поставщикам.

Документооборот закупок можно вести как с оформлением заказов поставщикам, так и без них, регистрируя лишь фактические поступления товаров на склады предприятия. Заказ поставщику может быть оформлен как в рамках долгосрочного торгового соглашения с поставщиком, так и независимо. Если заказ поставщику создается в рамках соглашения, условия закупок, определенные в соглашении, копируются в заказ и могут быть при необходимости уточнены.

Оформление происходит в журнале «Заказы поставщикам», который находится в разделе меню «Закупки».

Возле названия, в верхней части, имеется значок в виде звездочки, нажатием на него можно занести данный журнал в группу «Избранное» для быстрого доступа.

Звездочка располагается в меню программы, в левой верхней части экрана. Обратите внимание, что панель «Меню» находится сверху, а все открытые вкладки снизу.

В журнале, для удобства, имеются несколько видов сортировок документов: по текущему состоянию, по сроку выполнения, по приоритету и по менеджеру. Есть поиск, который представлен клавишей «Найти».

Необходимый документ можно найти по номеру, сумме, поставщику и т.д. Также, через соответствующие кнопки, можно создать на основании другой документ, сформировать отчет и вывести на печать.

Производится одноименным документом (в последних версиях программы он называется «Поступление (акты, накладные)». В этой пошаговой инструкции я дам последовательную инструкцию по отражению покупки услуг и товаров, а также рассмотрю проводки, которые делает документ.

В интерфейсе программы 1С 8.3 данный документ находится на вкладке «Покупки», пункт «Поступление (акты, накладные)»:

После этого мы попадаем в список документов, которые были когда-либо введены. Для создания нового поступления необходимо нажать на кнопку «Поступление», где появится меню выбора нужного вида операции:

• Товары (накладная) — создается документ только на товары со счетом учета — 41.01;
• Услуги (акт) — отражение только услуг;
• Товары, услуги, комиссия — универсальный вид операции, позволяющий и поступление возвратной тары;
• — специальный вид операции для учета давальческой схемы, в проводках такое поступление отразится на забалансовых счетах;
• — для отражения поступления основных средств по счетам 08.03 и 08.04;
• Услуги лизинга — формирует проводки по счету 76.

Рассмотрим подробно поступления товаров и услуг.

Поступление товара в 1С Бухгалтерия 8.3

Для оформления покупки товара в программе 1С нужно ввести документ с видом «Товары». В шапке документа необходимо указать организацию-получателя номенклатуры, склад для приемки, контрагента-продавца и его договор:

Ниже, в табличной части, заносится информация о позициях :

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Какой товар был куплен, в каком количестве, по какой цене и с какой ставкой НДС (если ваша компания является плательщиком НДС). Счета учета могут присутствовать в табличной части, а могут и нет. Это зависит от настроек программы. В проводках товар обычно приходуется на счет 41.01.

На этом заполнение документа окончено.

Если поставщик предоставил вам счет-фактуру, её необходимо отразить в программе. Делается это путем заполнения полей «номер» и «дата» в нижней части документа:

После нажатия на кнопку «Зарегистрировать» 1С сама создаст новый документ «Счет фактура полученный». Этот документ делает проводки по НДС (например, 68.02 — 19.03) и формирует запись в книге покупок.

Посмотрим проводки созданного 1С с помощью документа «Поступление товаров и услуг». Сделать это можно с помощью нажатия кнопки Дебет- кредит — :

Как видно, документ сформировал две проводки:

• Дебет 41.01 Кредит 60.01 — поступление товара и начисление долга перед поставщиком;
• Дебет 19.03 Кредит 60.01 — отражение входящего документа.

В этом случае товар продается в «кредит», то есть по постоплате. Если бы мы вначале оплатили товар, то программа бы сформировала проводку зачета аванса (Дт 60.01 — Кт 60.02) на сумму предоплаты.

Смотрите наше видео по оформлению покупки товара:

Поступление услуг в 1С 8.3

Покупка услуг в программе не сильно отличается от приобретения товара. Заполнение шапки абсолютно аналогично, за исключением указания склада. Первичным документом для отражения такой операции обычно является «Акт об оказании услуг».

Единственное отличие — указания в табличной части номенклатуры с видом «услуга». Например, я оформлю получение услуг по доставке:

• Ввести документ «Заказ покупателя»:
  • В табличную часть документа внести заказанный товар.
  • Если часть товара есть на складе, в колонке «Размещение» выбрать этот склад. Товар будет зарезервирован по этому заказу.
  • Провести документ.

Покупатель оплатил заказ

• В документе оплаты должен быть заполнено поле «Заказ покупателя».
• Для этого ПКО или поступление на расчетный счет вводят на основании заказа или выбирают в поле «Заказ-покупателя» нужный заказ.

Заказ товара у поставщика

• Менеджер по закупкам периодически формирует отчет «Анализ заказов покупателей».
• Обращает внимание на позиции с не пустой колонкой «Осталось обеспечить».
  
• Это товары, заказанные покупателем, но отсутствующие на складе и не заказанные поставщикам.
• По ним необходимо сформировать заказ поставщику.
• По кнопке «Заказ поставщику…» все необеспеченные позиции будут перенесены из отчета в документ «Заказ поставщику».
• Если у товара заполнено поле «Основной поставщик», то сразу может быть создано несколько заказов в соответствии с поставщиками.

Поступление товаров от поставщика

• В момент проведения документа поступивший по заказу-покупателя товар резервируется на складе.
• Для этого в документе поступления обязательно должны быть указаны документы заказа-поставщика и заказа-покупателя.
• Есть два варианта привязки к заказа поставщику в документе поступления.
  • Вариант №1. Заказ поставщику указывается в шапке документа.
  • Вариант №2. Заказ поставщику можно указать в табличной части документа. Регулируется через «Сервис / Настройка параметров учета / Указание заказов в табличной части документов».
• Заказ-покупателя всегда указывается в табличной части поступления.
• Документ поступления удобно вводить на основании заказа-поставщику. В этом случае поле «Заказ-поставщику» будет заполнено автоматически.

Автоматическое заполнение заказов (без ввода поступления на основании заказа-поставщику)

• Если ввод на основании неудобен - можно воспользоваться нашей доработкой:
  • Товар вводится в документ поступления как обычно.
  • После нажатия на кнопку «Заполнить заказы» товар автоматически распределятся по заказам покупателей и поставщиков.

Отчет «Анализ заказов покупателей»

• Отборы
  • Если дата не выбрана - выводится информация на текущий момент.
  • Если нужны только открытые заказы:
    • Состояние отгрузки по заказу - поставить.
    • Не отгружено - поставить.
    • Отгружено частично - поставить.
    • Отгружено полностью - снять.

• Колонки
  • Запланировано - сумма заказа. Всегда заполнено.
  • Осталось оплатить - остаток задолженности по заказу покупателю. Задолженность возникает при проведении заказа-покупателю, а не реализации.
  • Предоплата - сумма предоплаты, которую осталось внести.
    • Требуемый процент предоплаты вносится в договоре в соответствующем поле.
    • Если предоплата внесена не полностью, там будет выведена положительная сумма.
    • Если полностью - пусто.
    • Сумма «Осталось оплатить» не зависит от суммы предоплаты и показывает общую сумму долга.
  • Осталось отгрузить - товар, заказанный покупателем, но еще не отгруженный.
    • Если колонка пуста - значит заказ-покупателя полностью выполнен и весь товар отгружен.
  • Со склада - товар по заказу покупателю лежит на складе зарезервированным.
  • Заказано - товар по заказу покупателю заказан у поставщика.
  • Осталось обеспечить = «Осталось отгрузить» — «Со склада» — «Заказано». Товар по заказу покупателя не заказан у поставщику и не лежит на складе.
    • Если значение отрицательное - значит товара на складе больше, чем необходимо под этот заказ.

Отчет по кнопке «Анализ» в заказе-покупателю

• По номенклатуре
  • Заказ
    • Запланировано - количество заказанного товара.
    • Отгружено - количество товара, по которому введены документы «Реализация».
    • Осталось отгрузить - разница между заказанным и отгруженным товаром.
  • Комплектация
    • Резерв - товар лежит на складе, зарезервированный под данный заказ-покупателя.
    • Заказано - проведен заказ поставщику по этому товару.
    • Свободный остаток - товар лежит на складе не зарезервированный ни под кого.
    • Осталось обеспечить - товар заказан покупателем, но не заказан поставщику и не зарезервирован на складе.
• По деньгам
  • Запланировано
    • Всего - общая сумма заказа.
    • Предоплата - сумма, которую покупатель должен был оставить в качестве предоплаты.
    • Оплачено - сумма, оплаченная покупателем.
  • Оплатить
    • Всего - общий долг по заказу.
    • Предоплата - сумма предоплаты, которую необходимо довнести.

Как посмотреть, в каком состоянии находится заказ покупателя

• Вариант №1
  • Открыть карточку контрагента.
  • Выбрать пункт «отчеты / Заказы покупателей».
  • Откроется отчет «Анализ заказов покупателей» по этому контрагенту.
• Вариант №2
  • Найти документ заказ-покупателя по номеру или клиенту.
  • Нажать кнопку «Анализ» в верхней командной панели.
• Вариант №3
  • Открыть отчет через пункт главного меню «Отчеты / Продажи / Анализ заказов / Анализ заказов покупателей».
  • Сформировать отчет и найти клиента в нем.